Время – вполне конкретное понятие. По сути дела времени не существует как такового. Существуем мы. И мы своей жизнью определяем время, как до нас его определяли наши предки, а после нас - наши дети. Пока мы живем, время существует в нас, а не мы во времени. Время зависит от нас, а не мы от времени. Да, его постоянно не хватает. Только винить здесь кроме как нас самих и некого. Мы не умеем временем пользоваться, правильно планировать время, мы теряем время, мы убиваем время, и от этого мы часто устаем и раздражаемся от того, что не справляемся. Помните слова профессора Преображенского из «Собачьего Сердца», про то, что разруха начинается в головах. Так вот наша первая задача – это избавиться от разброса и шатания в мыслях, организовать нашу собственную голову, научиться планировать время.
Временем можно управлять, этому просто нужно научиться. Мне понравилось сравнение, приведенное Джулией Моргенстерн в ее книге «Тайм менеджмент: искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Для нее проблема организации времени пропала, как только она сумела материализовать его с помощью сравнения между беспорядком в шкафу, что является вполне реальной ситуацией и беспорядком в расписании.
Беспорядок в шкафу
- Ограниченный объем свободного места.
- Шкаф доверху набит вещами, для размещения которых постоянно не хватает места.
- Вещи неразборчиво и беспорядочно втискиваются в любое свободное место.
- Беспорядочное расположение вещей мешает вам увидеть и оценить содержимое.
- Неэффективное использование шкафа как средства для организации вещей в пространстве.
Беспорядок в расписании
- Ограниченное рабочее время.
- График перегружен задачами, на выполнение которых постоянно не хватает времени.
- Дела неразборчиво и беспорядочно выполняются в любой свободный промежуток времени.
- Беспорядочное расположение задач мешает вам увидеть и оценить то, что вы должны делать.
- Неэффективное использование расписания как средства для организации рабочего времени.
В наших силах навести порядок в шкафу, и в наших же силах навести порядок в своем рабочем и свободном времени. Ну, что за веник? Конечно, если вы художник, и не можете творить без вдохновения, тогда вам остается только сидеть и ждать, когда оно, это самое вдохновение вас посетит. С другой стороны, эта капризная дама редко приходит к тем, кто настойчиво ждет ее в гости. Люди творческие также смогут почерпнуть что-то из этой статьи, потому мы и упомянули об организации свободного времени. Хотя, в основном, ориентирована статья на тех людей, которые вынуждены выполнять очень много разноплановой работы, срочной и не очень, существенной и попроще, на тех, кто работает в офисах и на тех, кто этими офисами руководит.
Итак, для чего нам необходимо планировать время:
- для того чтобы иметь четкое представление о целях и задачах следующего дня,
- для того чтобы уверенно и радостно идти на работу,
- для того чтобы за более мелкими делами на забыть о более важных,
- для того чтобы успевать больше, а уставать меньше,
- для уменьшения стрессов и нервного напряжения из-за того, что вы «как всегда ничего не успеваете»,
- для ощущения успеха и морального удовлетворения в конце рабочего дня,
- для профессионального роста,
- для успеха общего дела.
Кстати говоря, планировать свой рабочий день лучше накануне вечером, выделите для этого полчаса вечером. Сначала оцените день прожитый, потом приступите к дню грядущему. Можно заниматься этим и по дороге домой, и в душе. Правда, потом все же лучше перенести все на бумагу, которая постоянно должна быть под рукой на рабочем столе. Преимущества письменного плана времени состоят в том, что вы ничего не упустите, вы сможете распределить дела в последовательности, наиболее продуктивной для рабочего процесса, вы приучите себя к дисциплине. Что касается рабочего стола, постарайтесь избавиться от перманентного творческого беспорядка. Пусть на столе присутствует только то, что необходимо для выполнения конкретной работы.
Далее, не старайтесь забить свой день от и до. Существуют, так называемые, отвлекающие факторы, из-за которых вы не успеете выполнить весь объем работы и будете чувствовать себя не вполне удовлетворенным. Поэтому планируйте 60% своего рабочего времени, на остальные сорок приходятся незапланированные встречи, телефонные звонки, перекуры и пр. К тому же, никогда точно нельзя предугадать, сколько времени займет та или иная работа. Благодаря этим «запасным» процентам можно закончить работу без внутреннего дергания. Можно в качестве эксперимента, записать на бумагу, что вы делали в течение одного дня и сколько на это было потрачено времени. Самоанализ укажет на ошибки, результаты, поможет расставить приоритеты.
Планируя время не пишите в плане, например, позвонить зам. директору, а лучше сформулируйте это как «наладить контакт с этим самым замом для долгосрочного сотрудничества». Ставьте перед собой цель и промежуточные задачи, через решение которых вы достигните эту цель. Будьте готовы, что в процессе работы вам придется корректировать план, проявляйте гибкость.
При планировании времени задавайте точные временные рамки. При этом постарайтесь адекватно оценивать объем работы и устанавливайте реальные сроки. И вообще, когда даете задание подчиненным, отучайтесь от таких формулировок как «чем быстрее, тем лучше», «в ближайшее время», «на этой неделе». Рекомендуется составить план работы где-то на год, то есть чего вы собственно хотите достигнуть. Не пугайтесь, просто напишите одну-две-три цели. В общих чертах опишите цели и задачи на квартал и более подробно на декаду. Ну а при составлении плана на день у вас не должно возникнуть никаких трудностей. Зато вы потом сможете реально оценить плоды своей работы.
«Отсортируйте» все дела по степени их важности. Утро начинайте с наиболее существенных, если они находятся целиком в вашей компетенции. Мы не говорим о важных деловых переговорах в пять вечера… а вот подготовиться к ним с утра - это как раз и есть один из приоритетов. Да, и попробуйте приходить на работу не ровно в девять, а минут на пятнадцать раньше. У вас будет время собраться, выпить традиционную чашку кофе, прокрутить свой рабочий день. Вы приступите к работе ровно в девять, но уже с иным эмоциональным настроем. Мы все знаем, что какие-то двадцать минут потерянного времени могут «сбить» весь день.
Необязательно все тащить на себе. При планировании своего времени установите для себя, какую работу вы должны выполнять сами, а какую можно и нужно перепоручить.
Старайтесь использовать разные способы для решения одной проблемы. Работайте по принципу, что всегда есть еще один путь, может менее трудоемкий и эффективный.
И, наконец, чередуйте виды деятельности. Совет стар как мир, но мы почему-то упорно не хотим ему следовать.
Старайтесь, чтобы ваши рабочие дни были насыщены. Тоже касается и вашего свободного времени. Боже упаси вторгаться в вашу частную жизнь. Свободное время, оно же личное, это территория, куда посторонние не допускаются. Хочу - валяюсь целый день на диване, хочу - не на диване… Я не собираюсь призывать вас прыгать с парашютом. Но это же ваше время, попробуйте и его организовать. Хочется посмотреть телевизор – смотрите. Еще можно взять за правило и ходить по воскресеньям с друзьями в сауну и бассейн. Кстати, неплохо бы выделить и вечер-два среди недели для занятий спортом. Вы сразу почувствуете, что это положительно скажется и на работе и на общем самочувствии. Выбирайтесь в театр или кино. Наполняйте вашу жизнь, пусть она будет содержательная и разнообразная – она же ваша, одна-единственная и неповторимая. Помните слова Д.К. Джерома, что «с каждой новой минутой начинается для нас новая жизнь».
